第一, 非數(shù)字格式的檔案還處于數(shù)字化的進程中, 當前各國的檔案數(shù)字化完成度有待提升。由于數(shù)字化涉及計劃、檔案選擇、掃描、著錄等一系列流程, 當前有限的人力和財力使得數(shù)字化處于較緩慢的進程中。例如, 美國檔案與文件署保管了125億頁的文件, 但得到數(shù)字化的不過2.35億頁。
第二, 由于多數(shù)檔案僅能通過目錄檢索以線上申請結(jié)合人工審核的方式獲取, 這使得檔案難以實時獲取且可能需要若干工作日的等待, 甚至當前多數(shù)檔案機構(gòu)并未提供針對用戶在線申請的檔案服務(wù), 用戶仍然需要線下實地申請。
第三, 網(wǎng)站的在線檢索不盡完善, 一方面在于數(shù)字化的檔案未能充分數(shù)據(jù)化或原生數(shù)字檔案的異構(gòu)化, 信息組織深度不足, 檔案不能完成數(shù)據(jù)層面的自定義, 檔案之間難以互聯(lián)互通, 未能達到機器學習的要求, 從而難以高效提供精確的檔案滿足用戶需求。另一方面, 網(wǎng)站未能提供全面的在線專業(yè)指導(dǎo)或輔助, 用戶在檢索中遇到的問題難以及時解決。例如, 我國當前的檔案網(wǎng)站并未實現(xiàn)全文檢索, 對所需檔案了解有限的用戶檢索策略難以與檔案網(wǎng)站提供目錄、主題詞或關(guān)鍵詞匹配。
第四, 數(shù)字化檔案與原生數(shù)字檔案均存在智能開放問題, 即技術(shù)上能夠?qū)崿F(xiàn)在線檢索卻限于保障檔案利益相關(guān)者的權(quán)益所需面臨開放上的問題。例如, 開放哪些檔案、開放檔案中的哪部分內(nèi)容、對誰開放, 合適開放是精細化的工作, 亦需要更加嚴密的規(guī)則支持, 在目前更多地依賴人工審查的狀況下開放受限, 未能充分應(yīng)用技術(shù)也導(dǎo)致開放存在一定問題。
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